Scheda 2 - La normativa sul Protocollo per gli enti locali

Prima della attuale riforma (DPR 428/98 e DPR 445/2000) il protocollo era normato da due testi fondamentali:

Per gli enti della PA centrale dal Regio Decreto 25 gennaio 1900 numero 35 avente per oggetto "Regolamento per gli uffici di registratura e di archivio delle Amministrazioni Centrali"
Per gli enti locali dalla Circolare del Ministero degli Interni n. 17100/2 del 1 marzo 1897 avente per oggetto "Istruzioni per la tenuta del protocollo e dell'archivio per gli uffici comunali" (cosiddetta "Circolare Astengo"), sistema tuttora in vigore.

La circolare Astengo prescrive l'obbligo di registrare nel registro di protocollo ogni atto in arrivo e partenza e di assegnarlo ad una categoria di archivio (art. 1).

Quindi gli atti sono classificati per categorie. Le categorie si suddividono in classi e a loro volta le classi sono suddivise in fascicoli (art. 2).

Le categorie e le classi sono nel numero prestabilito dal titolario di classificazione di cui al modulo A della citata Circolare del Ministero dell'Interno n.17100-2 del 1.3.1897.

Il sistema di classificazione istituito dal decreto ministeriale classifica gli atti comunali in quindici categorie. Non è possibile diminuirne il numero o variarne la materia. E' possibile istituire categorie aggiuntive.

Le categorie obbligatorie sono:

amministrazione
opere pie - assistenza e beneficenza
polizia locale (urbana e rurale)
sanità e igiene
finanze
governo
grazia, giustizia e culto
leva e truppe
istruzione pubblica
lavori pubblici e comunicazioni (poste, telegrafi e telefoni)
agricoltura, industria e commercio
stato civile, anagrafe e censimento (e statistica)
esteri
oggetti diversi (varie)
pubblica sicurezza

Il numero delle classi può aumentare o diminuir secondo la quantità degli affari di ciascuna categoria protocollo (art. 3). Il registro di protocollo si apre il primo gennaio di ogni anno e si chiude a fine anno (art. 4).

Per evitare confusione e consentire la corretta classificazione in ogni lettera occorre trattare un solo affare. La le (art. 5)

La protocollazione si esegue registrando con un numero progressivo tutte le carte, ed inserendo varie altre informazioni richieste dal registro. Su ogni atto si trascrive la data di arrivo ed il numero di registrazione (art. 6)

Il registro di protocollo

Il registro di protocollo ha le seguenti colonne:

La prima colonna contiene il numero progressivo, che assegna annualmente una posizione propria ad ogni elemento in partenza o in arrivo.

La seconda colonna contiene la data di ingresso o uscita del documento.

La terza colonna contiene la Denominazione ( nome e cognome) del:

mittente per i documenti in arrivo
destinatario per i documenti in partenza

Contiene anche l’eventuale ragione sociale e l’indirizzo del mittente (entrata) o del destinatario (uscita)

La colonna successiva contiene un "regesto" dell’argomento trattato (argomento dell’affare). In archivistica il regesto è un riassunto, più o meno esteso, del contenuto di un singolo documento, con l'indicazione degli elementi utili al suo riconoscimento (data, nome dell'autore, ecc.).

Un'altra colonna contiene la classificazione realizzata attraverso il titolario dell'ente.

Il titolario ha il fine di assegnare il materiale agli uffici di competenza, per la trattazione degli affari. Consente inoltre di attribuire alla .documentazione la sua collocazione definitiva

Una ulteriore colonna contiene i riferimenti ai numeri di protocollo precedenti e successivi. I riferimenti evidenziano il vincolo archivistico esistente fra i documenti e sono essednziali per la procedura di formazione del fascicolo. Attraverso il collegamento tra i numeri di protocollo si può avere l’immagine della pratica

Nella gestione informatica, questa procedura attraverso indicazioni crociate, consente di ricostruire non solo il fascicolo principale ma anche uno o più fascicoli virtuali.

Una colonna è riservata all'’indicazione dell’eventuale presenza di allegati, del loro numero e della loro tipologia.

Nella gestione informatica tale indicazione consente di collegare gli allegati ad altri elementi di pratiche diverse.

Infine una colonna è riservata alle annotazioni che possono essere:

esplicative delle indicazioni contenute nelle colonne precedenti
Integrative del materiale registrato a completamento di aspetti omessi

Le annotazioni possono essere inserite con riferimento agli aspetti procedurali e sostanziali.

Tutti gli affari che figurano nel protocollo devono essere riportati nell’indice alfabetico, che è un indice che si rinnova ogni anno, come il protocollo.

Per ogni affare si forma un fascicolo, riunendo in ordine di data e di numero gli atti ricevuti e le minute di quelli spediti. Negli affari del personale si forma per ogni persona un fascicolo. Ogni fascicolo riporta l’indicazione della categoria e della classe ed il numero d’ordine che fissa la sua posizione in archivio.

Quando giungono nuove carte relative ad un affare o ad un argomento già registrato nel numero di protocollo, il numero viene coordinato al precedente con opportuno richiamo (art. 7).

I numeri di protocollo dei documenti presenti nel fascicolo sono riportati sulla copertina (art. 13).

I fascicoli si formano per ogni classe di affari della stessa categoria. Se l’atto è il primo di un affare si forma un fascicolo nuovo. Se l’atto ha dei precedenti si unisce al fascicolo che li contiene. La collocazione degli atti nei fascicoli deve farsi in modo che l’atto di data più recente si veda per primo (art. 14).

Gli atti personali, riferiti a più persone e non divisibili, saranno richiamati con apposita annotazione. Il foglio di richiamo sarà unico per ogni fascicolo e vi si annoteranno tutti i richiami occorrenti. Il foglio di richiamo sarà collocato al primo posto nel fascicolo stesso (art. 15)

Articolo 16

Se un affare si collega all’altro i due fascicoli non devono riunirsi ma si deve riportare nel foglio di richiamo il reciproco riferimento (art. 16)

Ogni ufficio deve tenere due distinti archivi (art. 17):

Uno corrente per gli atti iniziati e incompiuti
L’altro di deposito per gli atti definitivamente conclusi

Gli archivi correnti e di deposito sono formati da tanti scompartimenti e tante caselle quanti ne sono necessarie per collocarvi i fascicoli degli atti secondo la classificazione (art. 18)

All’inizio di ogni anno si tolgono dall’archivio corrente i fascicoli degli atti compiuti e si collocano nell’archivio di deposito (art. 19).

Nessun documento può uscire dall’archivio se non attraverso una richiesta fatta da chi ne abbia facoltà (art. 20).

Il foglio di richiesta occuperà il posto del documento tolto finchè non sarà restituito (art. 21).

Sotto la responsabilità del segretario, in luogo chiuso devono essere conservati (art. 22):

Gli atti di interesse patrimoniale del comune
Le carte contenenti informazioni riservate sulle persone