Scheda 1 - Che cosa è il Protocollo?

Il Protocollo è un servizio, obbligatorio negli enti pubblici ma che esiste anche in molte organizzazioni private, erogato da una apposita struttura, di solito denominata "ufficio di protocollo".

Ha il compito di trattare in maniera opportuna e sotto il duplice profilo giuridico e gestionale tutte le scritture o documenti in entrata ed in uscita dall'organizzazione, ed eventualmente anche documenti di rilievo esclusivamente interno.

Il servizio deve numerare, classificare ed archiviare tutti i documenti prodotti dall'ente, in modo da consentirne la corretta lavorazione, il rapido recupero delle informazioni associate, la loro autenticazione e la conservazione.

Ogni documento viene assegnato ad una determinata categoria e sottocategoria (classe, fascicolo) oppure inserito in un registro, sulla base di un piano di classificazione (titolario) predefinito, che garantisce l'organizzazione fisica e logica dell'archivio corrente.

Per poter garantire questo servizio la legge impone agli enti pubblici di protocollare (registrare, segnare, classificare ed archiviare) tutti i documenti in entrata (prima dell'assegnazione agli uffici competenti) e tutti i documenti in uscita (prima di essere resi accessibili o inviati ai destinatari);

Viene prodotto un registro di protocollo che contiene tutte le informazioni essenziali relative al documento.

Per poter far questo in maniera efficace deve:

Essere un servizio dotato di autonomia operativa
Essere unico, salvo casi particolari
Utilizzare efficaci tecniche archivistiche per la catalogazione ed archiviazione dei documenti
Conoscere l'intera struttura funzionale ed operativa dell'ente per strutturare di conseguenza l'organizzazione dei documenti

Il servizio del protocollo fornisce all'ente un duplice valore:

Valore giuridico probatorio: la registrazione di protocollo certifica che un determinato documento è autentico, cioè è possibile attribuirgli una provenienza certa ed una data certa.
Valore gestionale: l'attività di classificazione almeno iniziale del documento, consente di inserire il documento nel contesto del procedimento e quindi in relazione con tutti i documenti in qualche modo correlati.

Ai fini del valore giuridico probatorio, tutte le informazioni di registrazione di protocollo e la segnatura sul documento devono essere create in un'unica sessione e deve essere garantita la non modificabilità delle informazioni.