Novembre 2003

E' stato pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale (n. 249 del 25 ottobre 2003) il decreto 14/10/2003 del Ministero per le Innovazioni e le Tecnologie contenente le linee guida per l'attivazione dei sistemi di Protocollo Informatico.

Si ricorda che per sistemi di Protocollo Informatico si intende in sostanza il sistema di gestione informatica dei documenti come definito dal DPR 445/2000 (art. 1,comma 1r), quale “l'insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei documenti”. 

Ogni sistema di protocollo informatico che si intende adottare o realizzare, deve ottemperare a specifiche indicazioni, riportate nel Testo Unico ().

Il decreto ha un duplice obiettivo.

Il primo è quello di fornire alle Pubbliche Amministrazioni un quadro unitario ed aggiornato della normativa di riforma che prevede il passaggio dalla attuale gestione cartacea di procedimenti e documenti alla gestione elettronica, che dovrebbe essere avviata a partire dal 1° gennaio del 2004.

Il secondo obiettivo è quello di sensibilizzare, guidare e supportare le Pubbliche Amministrazioni impegnate nelle attività di revisione organizzativa e di utilizzo di numerose tecnologie informatiche e telematiche (gestione archivi, firma digitale, posta certificata, ecc). 

Il decreto contiene le linee guida per l'attuazione dei sistemi di protocollo informatico e di gestione elettronica dei documenti, che sono suddivise in sei capitoli.

I principali contenuti di ciascun capitolo delle linee guida sono:

1. Capitolo 1- Introduzione e normativa di riferimento: quali sono le finalità delle linee guida e quale è la normativa di riferimento per la riforma del protocollo informatico (capitolo 1); che cosa è e come funziona il centro di competenza ministeriale sul protocollo informatico. 

2. Capitolo 2 - adempimenti delle amministrazioni: Quali sono gli adempimenti di legge che le Amministrazioni sono tenute a rispettare (capitolo 2). 
   In estrema sintesi i principali adempimenti sono: 

   1. progettazione e realizzazione sistema informatico per la gestione del protocollo e dei documenti elettronici, integrato con firma digitale e posta certificata; 

   2. individuazione delle aree organizzative omogenee e nomina del responsabile; 

   3. redazione ed adozione del manuale di gestione; 

   4. pianificazione ed attuazione attività di formazione; 

   5. accredito presso l'IPA - Indice delle Amministrazioni Pubbliche. 

3. Capitolo 3 - Piano operativo: Quali sono le caratteristiche del piano operativo che deve essere predisposto ed attuato dalle pubbliche amministrazioni (ed inviato al centro tecnico del ministero);

4. Capitolo 4 - Funzionalità minime del protocollo: Quali sono le funzionalità minime da assicurare per l'avvio del protocollo informatico a partire dal primo gennaio 2004;
   In estrema sintesi le funzionalità minime comprendono:

   1. I requisiti della registrazione informatica delle informazioni minime di protocollo (numero, data, mittente/destinatario, oggetto, data, impronta informatica) per ogni documento inviato o ricevuto; la produzione del registro giornaliero; la non modificabilità delle informazioni; 

   2. I requisiti delle informazioni minime di segnatura di protocollo. La segnatura deve essere anche in formato elettronico standard (XML) e allegata per via telematica al documento; 

   3. I requisiti del sistema di classificazione dei documenti (titolario): per garantire le funzionalità minime, sotto il profilo documentale e tecnologico, il sistema di protocollo sarà costituito da risorse informatiche destinate non solo alla registrazione ed alla segnatura, ma anche alla conservazione della documentazione, secondo la deliberazione Aipa n. 42/2001 al fine di rendere concreto l’accesso alla documentazione da parte dei dipendenti abilitati sia in modalità locale che remota.

5. Capitolo 5 - Gestione documentale e gestione dei flussi di lavoro: quali sono i requisiti dei nuovi sistemi documentali e procedimentali; informatizzazione dei processi relativi ai flussi documentali in entrata e in uscita;  informatizzazione dei processi relativi ai flussi documentali interni;  integrazione con i flussi di lavoro dell'amministrazione.

6. Capitolo 6 - Contesto tecnologico di riferimento: quali sono gli aspetti tecnologici legati al trattamento informatico dei procedimenti amministrativi che le Pubbliche Amministrazioni devono affrontare. Di particolare rilevanza le modalità per effettuare la verifica di conformità dei sistemi tecnologici e la predisposizione di un servizio di gestione del protocollo informatico e dei flussi documentali in modalità ASP per le pubbliche amministrazioni da parte del ministero, al fine di fornire ulteriori strumenti per l’attuazione della normativa.

Su quest'ultima iniziativa il ministro per le Innovazioni e le Tecnologie Lucio Stanca ha emesso un apposito comunicato, pubblicato sulla GU n. 252 del 29/10/2003, dal titolo "Iniziative per favorire il protocollo informatico".