12 gennaio 2004

Direttiva per l'impiego della Posta Elettronica nelle Pubbliche Amministrazioni

Con la pubblicazione sulla Gazzetta Ufficiale n. 8 del 12 gennaio 2004, è entrata in vigore la preannunciata direttiva del Ministero per l'innovazione e le Tecnologie del 27 Novembre 2003, che rende di fatto obbligatorio l'utilizzo della posta elettronica nella Pubblica Amministrazione. 

Tutte le Pubbliche Amministrazioni italiane dovranno, entro la fine dell'attuale legislatura (maggio 2006), utilizzare la Posta Elettronica anche per le comunicazione interne, come già avviene, dallo scorso primo gennaio, per le comunicazioni esterne, grazie all'applicazione del DPR 445/2000 (Protocollo Informatico e documento elettronico). 

In sintesi. la direttiva prevede quanto segue:

• Tutti i dipendenti pubblici saranno dotati di una casella di posta elettronica ("anche quelli per i quali non sia prevista la dotazione di un personal computer"). 

• Saranno attivate "apposite caselle istituzionali affidate alla responsabilità delle strutture di competenza", che dovranno garantire la "tempestiva lettura, almeno una volta al giorno, della corrispondenza ivi pervenuta". 

• Le Pubbliche Amministrazioni dovranno"adottare opportuni metodi di conservazione della stessa in relazione alle varie tipologie di messaggi ed ai tempi di conservazione richiesti". 

• Dovranno infine essere previste adeguate iniziative "di sostegno e di formazione per promuovere l’uso della Posta Elettronica da parte di tutto il personale".

La Direttiva prevede espressamente l'utilizzo della Posta Elettronica "per richiedere o concedere ferie o permessi, richiedere o comunicare designazioni in comitati, commissioni, gruppi di lavoro o altri organismi, convocare riunioni, inviare comunicazioni di servizio ovvero notizie dirette al singolo dipendente (in merito alla distribuzione di buoni pasto, al pagamento delle competenze, a convenzioni stipulate dall’amministrazione ecc….), diffondere circolari o ordini di servizio" e per la trasmissione di ogni documento informatico firmato digitalmente.

La Posta Elettronica va anche utilizzata per la trasmissione di copie di documenti "redatti su supporto cartaceo (copia immagine) con il risultato, rispetto al telefax, di ridurre tempi, costi e risorse umane da impiegare, soprattutto quando il medesimo documento debba, contemporaneamente, raggiungere più destinatari".

Per tutti i casi in cui è necessario garantire la certezza della ricezione del messaggio, è opportuno utilizzare sistemi di posta elettronica certificata, che, fra l'altro, prevedono l'invio di una ricevuta di ritorno.

Testo integrale della direttiva 
(disponibile anche in formato pdf)