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Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre
2000 Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n. 428 IL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI Visto l’art. 15 comma 2, della
legge 15 marzo 1997, n. 59, e successive modificazioni ed integrazioni; Decreta: Titolo I Art. 1 - Ambito di applicazione 1. Il presente decreto stabilisce le regole tecniche, i criteri e le specifiche delle informazioni previste nelle operazioni di registrazione di protocollo, di cui all’art. 4, comma 4, del decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n. 428, nonché il formato e la struttura delle informazioni associate al documento informatico, di cui all’art. 6, comma 5, del medesimo decreto. 2. Il presente decreto stabilisce altresì le regole tecniche, i criteri e le specifiche delle informazioni previste, delle operazioni di registrazione e del formato dei dati relativi ai sistemi informatici per la gestione dei flussi documentali, di cui all’art. 17, comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n. 428. Art. 2 - Definizioni Ai fini del presente decreto si
intendono per: Art. 3 - Obiettivi di adeguamento delle pubbliche amministrazioni 1. Le pubbliche amministrazioni di
cui al decreto n. 29/1993 perseguono, ciascuna nell’ambito del proprio
ordinamento, nel tempo tecnico necessario, e comunque entro i termini indicati
dall’art. 21 del decreto del Presidente della Repubblica n. 428/1998, i
seguenti obiettivi di adeguamento organizzativo e funzionale: Art. 4 - Obiettivi e compiti particolari del responsabile del servizio 1. In attuazione dell’art. 12 del
decreto del Presidente della Repubblica n. 428/1998, le pubbliche
amministrazioni di cui al decreto n. 29/1993 provvedono a definire le
attribuzioni del responsabile del servizio in modo da assicurargli, in
particolare, il compito di: Art. 5 - Manuale di gestione 1. Il manuale di gestione descrive il sistema di gestione e di conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio. 2. Nel manuale di gestione sono
riportati, in particolare: 3. Il manuale di gestione è reso pubblico dalle pubbliche amministrazioni di cui al decreto n. 29/1993 secondo le modalità previste dai singoli ordinamenti. Esso può altresì essere reso accessibile al pubblico per via telematica ovvero su supporto informatico o cartaceo. Titolo II Art. 6 - Funzionalità 1. Il sistema di protocollo informatico comprende almeno la "funzionalità minima". 2. Le pubbliche amministrazioni di cui al decreto n. 29/1993 valutano l’opportunità di acquisire o realizzare le funzionalità aggiuntive sulla base del rapporto tra costi e benefici nell’ambito dei propri obiettivi di miglioramento dei servizi e di efficienza operativa. 3. Le funzionalità aggiuntive condividono con la funzionalità minima almeno i dati identificativi dei documenti. Art. 7 - Requisiti minimi di sicurezza dei sistemi di protocollo informatico 1) Il sistema operativo
dell’elaboratore, su cui viene realizzato il sistema di protocollo
informatico, deve assicurare: 2. Il sistema di protocollo informatico deve consentire il controllo differenziato dell’accesso alle risorse del sistema per ciascun utente o gruppo di utenti. 3. Il sistema di protocollo informatico deve consentire il tracciamento di qualsiasi evento di modifica delle informazioni trattate e l’individuazione del suo autore. 4. Le registrazioni di cui ai commi 1, lettera d), e 3 del presente articolo devono essere protette da modifiche non autorizzate. 5. Al fine di garantire la non modificabilità delle operazioni di registrazione, il contenuto del registro informatico di protocollo, almeno al termine della giornata lavorativa, deve essere riversato su supporti informatici non riscrivibili e deve essere conservato da soggetto diverso dal responsabile del servizio appositamente nominato da ciascuna amministrazione. 6. La Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione compila e mantiene aggiornata la lista dei sistemi operativi disponibili commercialmente che soddisfano i requisiti minimi di sicurezza e la rende pubblica sul proprio sito internet. Art. 8 - Annullamento delle informazioni registrate in forma non modificabile 1. Fra le informazioni generate o assegnate automaticamente dal sistema e registrate in forma non modificabile l’annullamento anche di una sola di esse determina l’automatico e contestuale annullamento della intera registrazione di protocollo. 2. Delle altre informazioni, registrate in forma non modificabile, l’annullamento anche di un solo campo, che si rendesse necessario per correggere errori intercorsi in sede di immissione di dati, deve comportare la rinnovazione del campo stesso con i dati corretti e la contestuale memorizzazione, in modo permanente, del valore precedentemente attribuito unitamente alla data, l’ora e all’autore della modifica; così analogamente per lo stesso campo, od ogni altro, che dovesse poi risultare errato. 3. Le informazioni originarie, successivamente annullate, vengono memorizzate secondo le modalità specificate nell’art. 5, comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica n. 428/1998. Art. 9 - Formato della segnatura di protocollo 1. Le informazioni apposte o
associate al documento mediante la operazione di segnatura di cui all’art. 6,
comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica n. 428/1998 sono espresse
nel seguente formato: Titolo III Art. 10 - Principi generali 1. Le amministrazioni pubbliche di cui al decreto n. 29/1993, ai fini della trasmissione di documenti informatici soggetti alla registrazione di protocollo e destinati ad altra amministrazione, adottano i formati e le modalità definiti nel presente titolo. 2. Le amministrazioni pubbliche di cui all’art. 1 primo comma decreto legislativo n. 39/1993 realizzano nei propri sistemi di protocollo informatico, oltre alla "funzionalità minima", anche funzionalità interoperative che rispondono almeno ai requisiti di accesso di cui all’art. 11 del decreto del Presidente della Repubblica n. 428/1998. Art. 11 - Indice delle amministrazioni pubbliche e delle aree organizzative omogenee 1. Per facilitare la trasmissione dei documenti informatici tra le amministrazioni è istituito l’indice delle amministrazioni pubbliche e delle aree organizzative omogenee . 2. L’indice è destinato alla conservazione e alla pubblicazione dei dati di cui all’art. 12, comma 1, del presente decreto relativi alle pubbliche amministrazioni di cui al decreto n. 29/1993 ed alle loro aree organizzative omogenee. 3. L’indice delle amministrazioni di cui al comma 2 è gestito da un sistema informatico accessibile tramite un sito internet in grado di permettere la consultazione delle informazioni in esso contenute da parte delle amministrazioni e di tutti i soggetti pubblici o privati anche secondo una modalità compatibile con il protocollo LDAP definito nella specifica pubblica RFC 1777 e successive modificazioni o integrazioni. 4. Il sistema informatico di cui al comma 3 assicura altresì la conservazione dei dati storici relativi alle variazioni intercorse nell’indice delle amministrazioni e delle rispettive aree organizzative omogenee, onde consentire il corretto reperimento delle informazioni associate ad un documento protocollato anche a seguito delle variazioni intercorse nella struttura delle aree organizzative omogenee dell’amministrazione mittente o destinataria del documento. Art. 12 - Informazioni sulle amministrazioni e le aree organizzative omogenee 1. Ciascuna pubblica amministrazione
di cui al decreto n. 29/1993 che intenda trasmettere documenti informatici
soggetti alla registrazione di protocollo deve accreditarsi presso l'indice di
cui all'art. 11 del presente decreto fornendo almeno le seguenti informazioni
identificative relative alla amministrazione stessa: 2. L’elenco di cui al comma 1,
lettera d), comprende, per ciascuna area organizzativa omogenea: 3. Il codice associato a ciascuna area organizzativa omogenea è generato ed attribuito autonomamente dalla relativa amministrazione. Art. 13 - Codice identificativo della amministrazione 1. Il codice identificativo della amministrazione viene attribuito a seguito della richiesta di accreditamento della amministrazione nell’indice delle amministrazioni pubbliche e delle aree organizzative omogenee di cui all'art. 11 del presente decreto. 2. Il codice identificativo della amministrazione coincide con il codice identificativo proposto di cui all'art. 12, comma 1, lettera b) qualora esso risulti univoco. Art. 14 - Modalità di aggiornamento dell’indice delle amministrazioni 1. Ciascuna amministrazione comunica tempestivamente all'indice ogni successiva modifica delle informazioni di cui all'art. 12, del presente decreto e la data di entrata in vigore delle modifiche. 2. Con la stessa tempestività ciascuna amministrazione comunica la soppressione ovvero la creazione di una area organizzativa omogenea specificando tutti i dati previsti dall’art. 12, comma 2, del presente decreto. 3. Le amministrazioni possono comunicare ciascuna variazione nell’insieme delle proprie aree organizzative omogenee di cui ai commi 1 e 2 anche utilizzando i servizi telematici offerti dal sistema informatico di gestione dell’indice delle amministrazioni pubbliche. Art. 15 - Modalità di trasmissione e registrazione dei documenti informatici 1. Lo scambio dei documenti soggetti alla registrazione di protocollo è effettuato mediante messaggi conformi ai sistemi di posta elettronica compatibili con il protocollo SMTP/MIME definito nelle specifiche pubbliche RFC 821-822, RFC 2045-2049 e successive modificazioni o integrazioni. 2. Ad ogni messaggio di posta elettronica ricevuto da una area organizzativa omogenea corrisponde una unica operazione di registrazione di protocollo. Detta registrazione si può riferire sia al corpo del messaggio sia ad uno o più dei file ad esso allegati. 3. Ciascuna area organizzativa omogenea istituisce una casella di posta elettronica adibita alla protocollazione dei messaggi ricevuti. L’indirizzo di tale casella è riportato nell’indice delle amministrazioni pubbliche. 4. I messaggi di posta elettronica ricevuti da una amministrazione che sono soggetti alla registrazione di protocollo, vengono indirizzati, preferibilmente, alla casella di posta elettronica della area organizzativa omogenea destinataria del messaggio. 5. L’eventuale indicazione dell’ufficio utente, ovvero del soggetto, destinatario del documento, va riportata nella segnatura di protocollo secondo le modalità ed i formati previsti agli articoli 18 e 19 del presente decreto. 6. Ciascuna amministrazione stabilisce autonomamente le modalità di inoltro ed assegnazione dei documenti al singolo ufficio utente e le descrive nel manuale di gestione. 7. Qualora un documento informatico pervenga ad un ufficio utente di una area organizzativa omogenea per canali diversi da quello previsto al comma 1, è responsabilità dell’ufficio stabilire, secondo quanto previsto dal manuale di gestione di cui al precedente art. 5, comma 2, lettera d), se il documento sia soggetto alla registrazione di protocollo ovvero a registrazione particolare di cui all’art. 4, comma 5, del decreto del Presidente della Repubblica n. 428/1998. 8. In aggiunta alle modalità di cui al presente titolo le amministrazioni possono utilizzare altre modalità di trasmissione di documenti informatici purché descritte nel manuale di gestione. Art. 16 - Leggibilità dei documenti 1. Ciascuna amministrazione garantisce la leggibilità nel tempo di tutti i documenti trasmessi o ricevuti adottando i formati previsti all’art. 6, comma 1, lettera b), della delibera AIPA n. 24/98 ovvero altri formati non proprietari. Art. 17 - Impronta del documento informatico 1. Nell’effettuare l’operazione di registrazione di protocollo dei documenti informatici l’impronta di cui all’art. 4, comma 1, lettera f), del decreto del Presidente della Repubblica n. 428/1998 va calcolata per tutti i file inclusi nel messaggio di posta elettronica. 2. La generazione dell’impronta si effettua impiegando la funzione di hash, definita nella norma ISO/IEC 10118-3:1998, Dedicated Hash-Function 3, corrispondente alla funzione SHA-1. Art. 18 - Segnatura di protocollo dei documenti trasmessi 1. I dati relativi alla segnatura di protocollo di un documento trasmesso da una area organizzativa omogenea sono contenuti, un’unica volta nell’ambito dello stesso messaggio, in un file, conforme alle specifiche dell’Extensible Markup Language (XML) 1.0 (raccomandazione W3C 10 febbraio 1998), compatibile con un file DTD (Document Type Definition) reso disponibile attraverso il sito internet di cui all’art. 11, comma 3 del presente decreto. Il file contiene le informazioni minime di cui al comma 1 del successivo art. 19. Le ulteriori informazioni definite al comma 2 del predetto articolo sono incluse nello stesso file. 2. L’Autorità per l’informatica definisce ed aggiorna periodicamente con apposita circolare gli standard, le modalità di trasmissione, il formato e le definizioni dei tipi di informazioni minime ed accessorie comunemente scambiate tra le pubbliche amministrazioni e associate ai documenti protocollati; ne cura la pubblicazione attraverso il proprio sito internet. 3. Per l'utilizzo di strumenti di firma digitale o di tecnologie riferibili alla realizzazione e gestione di una PKI, si applicano le regole di interoperabilità definite con la circolare AIPA/CR/24 del 19 giugno 2000. Art. 19 - Informazioni da includere nella segnatura 1. Oltre alle informazioni
specificate all’art. 9 le informazioni minime previste comprendono: 2. Nella segnatura di un documento
protocollato in uscita da una Amministrazione possono essere specificate
opzionalmente una o più delle seguenti informazioni: 3. Qualora due o più amministrazioni stabiliscano di scambiarsi informazioni non previste tra quelle definite al comma precedente, le stesse possono estendere il file di cui al comma 1 dell'art. 18, nel rispetto delle indicazioni tecniche stabilite dall’Autorità per l’informatica, includendo le informazioni specifiche stabilite di comune accordo. Art. 20 - Realizzazione dell’indice delle amministrazioni 1. La realizzazione ed il funzionamento dell’indice di cui all’art. 12 del presente decreto sono affidati al Centro tecnico di cui all’art. 17, comma 19, della legge n. 127/1997. Art. 21 - Adeguamento delle regole tecniche 1. Le regole tecniche sono adeguate con cadenza almeno biennale a decorrere dalla data di entrata in vigore del presente decreto per assicurarne la corrispondenza con le esigenze dettate dall'evoluzione delle conoscenze scientifiche e tecnologiche. Il presente decreto entra in vigore il giorno successivo a quello della sua pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana. Roma, 31 ottobre 2000 |
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