IL COLLEGIO
Visto l'art. 4, comma 1, del decreto legislativo 12
febbraio 1993, n. 39, così come sostituito dall'art. 176, comma 3, del
decreto legislativo 2003, n. 196, che istituisce il Centro nazionale per
l'informatica nella pubblica amministrazione;
Visto l'art. 6, comma 1, del decreto del Presidente
della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, il quale prevede che le
pubbliche amministrazioni ed i privati hanno facoltà di sostituire, a
tutti gli effetti, i documenti dei propri archivi, le scritture
contabili, la corrispondenza e gli altri atti di cui per legge o
regolamento è prescritta la conservazione, con la loro riproduzione su
supporto fotografico, su supporto ottico o con altro mezzo idoneo a
garantire la conformità dei documenti agli originali;
Visto l'art. 6, comma 2, del citato decreto del
Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, il quale prevede
che gli obblighi di conservazione ed esibizione dei documenti di cui al
comma 1 si intendono soddisfatti, ai fini sia amministrativi sia
probatori, anche se realizzati su supporto ottico quando le procedure
utilizzate sono conformi alle regole tecniche dettate dall'Autorità per
l'informatica nella pubblica amministrazione;
Vista la deliberazione AIPA n. 42 del 13 dicembre
2001, con la quale sono state dettate le regole tecniche per la
riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a
garantire la conformità dei documenti agli originali;
Ritenuto di dover procedere alla revisione prevista
dall'art. 10 della citata deliberazione n. 42/2001 al fine
dell'adeguamento alle esigenze di rinnovamento tecnologico e che,
pertanto, è necessario provvedere all'adozione di una nuova
deliberazione che sostituisca integralmente la detta delibera n.
42/2001;
Delibera:
La presente deliberazione, che sostituisce la
deliberazione n. 42 del 13 dicembre 2001, trova applicazione dal giorno
successivo alla sua pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della
Repubblica italiana.
Art. 1.
Definizioni
1. Ai fini della presente deliberazione si intende
per:
a) documento: rappresentazione informatica o in
formato analogico di atti, fatti e dati intelligibili direttamente o
attraverso un processo di elaborazione elettronica;
b) documento analogico: documento formato utilizzando
una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta
(esempio: documenti cartacei), come le immagini su film (esempio:
pellicole mediche, microfiche, microfilm), come le magnetizzazioni su
nastro (esempio: cassette e nastri magnetici audio e video). Si
distingue in documento originale e copia;
c) documento analogico originale: documento analogico
che può essere unico oppure non unico se, in questo secondo caso, sia
possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o
documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso
di terzi;
d) documento informatico: la rappresentazione
informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti;
e) supporto ottico di memorizzazione: mezzo fisico
che consente la memorizzazione di documenti informatici mediante
l'impiego della tecnologia laser (quali, ad esempio, dischi ottici,
magneto-ottici, DVD);
f) memorizzazione: processo di trasposizione su un
qualsiasi idoneo supporto, attraverso un processo di elaborazione, di
documenti analogici o informatici, anche sottoscritti ai sensi dell'art.
10, commi 2 e 3, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre
2000, n. 445, così come modificato dall'art. 6 del decreto legislativo
23 gennaio 2002, n. 10;
g) archiviazione elettronica: processo di
memorizzazione, su un qualsiasi idoneo supporto, di documenti
informatici, anche sottoscritti, così come individuati nella precedente
lettera f), univocamente identificati mediante un codice di riferimento,
antecedente all'eventuale processo di conservazione;
h) documento archiviato: documento informatico, anche
sottoscritto, così come individuato nella precedente lettera f),
sottoposto al processo di archiviazione elettronica;
i) conservazione sostitutiva: processo effettuato con
le modalità di cui agli articoli 3 e 4 della presente deliberazione;
l) documento conservato: documento sottoposto al
processo di conservazione sostitutiva;
m) esibizione: operazione che consente di
visualizzare un documento conservato e di ottenerne copia;
n) riversamento diretto: processo che trasferisce uno
o più documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un
altro, non alterando la loro rappresentazione informatica. Per tale
processo non sono previste particolari modalità;
o) riversamento sostitutivo: processo che trasferisce
uno o più documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione
ad un altro, modificando la loro rappresentazione informatica. Per tale
processo sono previste le modalità descritte nell'art. 3, comma 2, e
nell'art. 4, comma 4, della presente deliberazione;
p) riferimento temporale: informazione, contenente la
data e l'ora, che viene associata ad uno o più documenti informatici;
q) pubblico ufficiale: il notaio, salvo quanto
previsto dall'art. 5, comma 4 della presente deliberazione e nei casi
per i quali possono essere chiamate in causa le altre figure previste
dall'art. 18, comma 2, del decreto del Presidente della Repubblica 28
dicembre 2000, n. 445;
r) evidenza informatica: una sequenza di simboli
binari (bit) che può essere elaborata da una procedura informatica;
s) impronta: la sequenza di simboli binari (bit) di
lunghezza predefinita generata mediante l'applicazione alla prima di una
opportuna funzione di hash;
t) funzione di hash: una funzione matematica che
genera, a partire da una generica sequenza di simboli binari (bit), una
impronta in modo tale che risulti di fatto impossibile, a partire da
questa, determinare una sequenza di simboli binari (bit) che la generi,
ed altresì risulti di fatto impossibile determinare una coppia di
sequenze di simboli binari per le quali la funzione generi impronte
uguali;
u) firma digitale: così come definita all'art. 1,
comma 1, lettera n), del decreto del Presidente della Repubblica 28
dicembre 2000, n. 445.
Art. 2.
Obblighi di conservazione sostitutiva
1. Gli obblighi di conservazione sostitutiva dei
documenti, previsti dalla legislazione vigente sia per le pubbliche
amministrazioni sia per i privati, sono soddisfatti a tutti gli effetti,
fatto salvo quanto indicato dall'art. 7, qualora il processo di
conservazione venga effettuato con le modalità di cui agli articoli 3 e
4.
2. I documenti informatici, anche sottoscritti, così
come individuati nell'art. 1, lettera f), possono essere archiviati
elettronicamente prima di essere sottoposti al processo di
conservazione. Per l'archiviazione elettronica non sussistono gli
obblighi di cui alla presente deliberazione.
Art. 3.
Conservazione sostitutiva di documenti informatici
1. Il processo di conservazione sostitutiva di
documenti informatici, anche sottoscritti, così come individuati
nell'art. 1, lettera f), e, eventualmente, anche delle loro impronte,
avviene mediante memorizzazione su supporti ottici e termina con
l'apposizione, sull'insieme dei documenti o su una evidenza informatica
contenente una o più impronte dei documenti o di insiemi di essi, del
riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile
della conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo.
2. Il processo di riversamento sostitutivo di
documenti informatici conservati avviene mediante memorizzazione su
altro supporto ottico e termina con l'apposizione sull'insieme dei
documenti o su una evidenza informatica contenente una o più impronte
dei documenti o di insiemi di essi del riferimento temporale e della
firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta
il corretto svolgimento del processo. Qualora il processo riguardi
documenti informatici sottoscritti, così come individuati nell'art. 1,
lettera f), è inoltre richiesta l'apposizione del riferimento temporale
e della firma digitale, da parte di un pubblico ufficiale, per attestare
la conformità di quanto riversato al documento d'origine.
Art. 4.
Conservazione sostitutiva di documenti analogici
1. Il processo di conservazione sostitutiva di
documenti analogici avviene mediante memorizzazione della relativa
immagine direttamente sui supporti ottici, eventualmente, anche della
relativa impronta, e termina con l'apposizione, sull'insieme dei
documenti o su una evidenza informatica contenente una o più impronte
dei documenti o di insiemi di essi, del riferimento temporale e della
firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta
così il corretto svolgimento del processo.
2. Il processo di conservazione sostitutiva di
documenti analogici originali unici si conclude con l'ulteriore
apposizione del riferimento temporale e della firma digitale da parte di
un pubblico ufficiale per attestare la conformità di quanto memorizzato
al documento d'origine.
3. La distruzione di documenti analogici, di cui è
obbligatoria la conservazione, è consentita soltanto dopo il
completamento della procedura di conservazione sostitutiva, fatto salvo
quanto previsto al comma 4 dell'art. 6 del decreto del Presidente della
Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445.
4. Il processo di riversamento sostitutivo di
documenti analogici conservati avviene mediante memorizzazione su altro
supporto ottico.
Il responsabile della conservazione, al termine del
riversamento, ne attesta il corretto svolgimento con l'apposizione del
riferimento temporale e della firma digitale sull'insieme dei documenti
o su una evidenza informatica contenente una o più impronte dei
documenti o di insiemi di essi. Qualora il processo riguardi documenti
originali unici di cui al comma 2, è richiesta l'ulteriore apposizione
del riferimento temporale e della firma digitale da parte di un pubblico
ufficiale per attestare la conformità di quanto riversato al documento
d'origine.
Art. 5.
Responsabile della conservazione
1. Il responsabile del procedimento di conservazione
sostitutiva:
a) definisce le caratteristiche e i requisiti del
sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti
(analogici o informatici) da conservare, della quale tiene evidenza.
Organizza conseguentemente il contenuto dei supporti ottici e gestisce
le procedure di sicurezza e di tracciabilità che ne garantiscono la
corretta conservazione, anche per consentire l'esibizione di ciascun
documento conservato;
b) archivia e rende disponibili, con l'impiego di
procedure elaborative, relativamente ad ogni supporto di memorizzazione
utilizzato, le seguenti informazioni:
1) descrizione del contenuto dell'insieme dei
documenti;
2) estremi identificativi del responsabile della
conservazione;
3) estremi identificativi delle persone eventualmente
delegate dal responsabile della conservazione, con l'indicazione dei
compiti alle stesse assegnati;
4) indicazione delle copie di sicurezza;
c) mantiene e rende accessibile un archivio del
software dei programmi in gestione nelle eventuali diverse versioni;
d) verifica la corretta funzionalità del sistema e
dei programmi in gestione;
e) adotta le misure necessarie per la sicurezza
fisica e logica del sistema preposto al processo di conservazione
sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione;
f) richiede la presenza di un pubblico ufficiale nei
casi in cui sia previsto il suo intervento, assicurando allo stesso
l'assistenza e le risorse necessarie per l'espletamento delle attività
al medesimo attribuite;
g) definisce e documenta le procedure di sicurezza da
rispettare per l'apposizione del riferimento temporale;
h) verifica periodicamente, con cadenza non superiore
a cinque anni, l'effettiva leggibilità dei documenti conservati
provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del
contenuto dei supporti.
2. Il responsabile del procedimento di conservazione
sostitutiva può delegare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle
proprie attività ad una o più persone che, per competenza ed esperienza,
garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate.
3. Il procedimento di conservazione sostitutiva può
essere affidato, in tutto o in parte, ad altri soggetti, pubblici o
privati, i quali sono tenuti ad osservare quanto previsto dalla presente
deliberazione.
4. Nelle amministrazioni pubbliche il ruolo di
pubblico ufficiale è svolto dal dirigente dell'ufficio responsabile
della conservazione dei documenti o da altri dallo stesso formalmente
designati, fatta eccezione per quanto previsto dall'art. 3, comma 2, e
dall'art. 4, commi 2 e 4, casi nei quali si richiede l'intervento di
soggetto diverso della stessa amministrazione.
Art. 6.
Obbligo di esibizione
1. Il documento conservato deve essere reso leggibile
in qualunque momento presso il sistema di conservazione sostitutiva e
disponibile, a richiesta, su supporto cartaceo.
2. Il documento conservato può essere esibito anche
per via telematica.
3. Qualora un documento conservato venga esibito su
supporto cartaceo fuori dall'ambiente in cui è installato il sistema di
conservazione sostitutiva, deve esserne dichiarata la conformità da
parte di un pubblico ufficiale se si tratta di documenti per la cui
conservazione è previsto il suo intervento.
Art. 7.
Procedure operative
1. A qualsiasi soggetto pubblico o privato che
intenda avvalersi del processo di conservazione sostitutiva dei
documenti è consentita l'adozione di accorgimenti e procedure
integrative, nel rispetto di quanto stabilito nella presente
deliberazione.
2. Le pubbliche amministrazioni comunicano
preliminarmente al Centro nazionale per l'informatica nella pubblica
amministrazione le procedure integrative che intendono adottare ai sensi
del comma 1.
Art. 8.
Altri supporti di memorizzazione
1. Tenuto conto dell'evoluzione tecnologica e della
disciplina dettata dal decreto del Presidente della Repubblica 28
dicembre 2000, n. 445, è data facoltà alle pubbliche amministrazioni e
ai privati, ove non ostino particolari motivazioni, di utilizzare, nei
processi di conservazione sostitutiva e di riversamento sostitutivo, un
qualsiasi supporto di memorizzazione, anche non ottico, comunque idoneo
a garantire la conformità dei documenti agli originali, nel rispetto
delle modalità previste dalla presente deliberazione.
Art. 9.
Sistemi di conservazione preesistenti
1. Le regole tecniche dettate con le deliberazioni n.
15 del 28 luglio 1994, n. 24 del 30 luglio 1998 e n. 42 del 13 dicembre
2001 continuano ad applicarsi ai sistemi di conservazione sostitutiva
già esistenti o in corso di acquisizione al momento della pubblicazione
della presente deliberazione.
2. I documenti conservati in osservanza delle regole
tecniche indicate al comma 1 possono essere riversati in un sistema di
conservazione sostitutiva tenuto in conformità alle regole tecniche
dettate con la presente deliberazione.
Roma, 19 febbraio 2004
Il presidente: Zoffoli
