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Lavorazione dei documenti nelle pubbliche amministrazioni
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di Stefano Pigliapoco
Articolo
originale sul sito urp.it
Il DPR 20 ottobre 1998, n. 428,
concernente il regolamento recante norme per la gestione del protocollo
informatico delle pubbliche amministrazioni, è stato accolto dalla maggior
parte degli operatori come un insieme di specifiche tecniche e funzionali volte
a favorire una informatizzazione più avanzata degli uffici di protocollo.
In realtà questa norma, oltre ad introdurre elementi di assoluta novità, come
l'inserimento tra i dati di protocollo dell'impronta del documento informatico
se trasmesso per via telematica (cfr. art. 4), modifica radicalmente le
modalità di svolgimento delle operazioni di registrazione, classificazione ed
archiviazione dei documenti ricevuti e prodotti dalle pubbliche amministrazioni.
Per convincersi di questo è sufficiente fare alcune considerazioni.
L'articolo 3, comma 1, lettera c), fissa per il sistema di protocollo
informatico il requisito della conoscibilità del collegamento esistente tra
ciascun documento ricevuto dall'amministrazione e i documenti dalla stessa
formati nell'adozione dei provvedimenti finali. Ciò implica che le strutture
cui compete lo svolgimento dei procedimenti amministrativi devono partecipare
attivamente alla gestione dei documenti.
L'articolo 15, comma 4, assegna alle amministrazioni il compito di determinare
le modalità di attribuzione dei documenti ai fascicoli che li contengono e ai
relativi procedimenti, definendo adeguati piani di classificazione d'archivio
per tutti i documenti, compresi quelli non soggetti a registrazione di
protocollo. Questo significa che nel sistema di protocollo informatico i
fascicoli relativi ai procedimenti amministrativi devono essere completi,
cioè contenere non soltanto i documenti ricevuti o spediti
dall'amministrazione, ma anche gli atti preparatori interni prodotti dagli
uffici di competenza.
In queste due considerazioni c'è gran parte della forza innovatrice del DPR
428/98, che mira chiaramente alla realizzazione di un sistema informativo
documentale unitario ed uniforme, sviluppato con il contributo di tutte le
strutture dell'amministrazione, ciascuna per quanto di sua competenza.
L'obiettivo che si vuole conseguire è chiaro, ma è altrettanto chiaro che non
è facile raggiungerlo perché occorre intervenire in ogni comparto
dell'amministrazione dettando regole per la gestione dei documenti. Tuttavia, il
percorso da seguire è in parte tracciato nello stesso DPR 428/98 ed in parte
nelle regole tecniche per il protocollo informatico contenute nel DPCM 31
ottobre 2000.
Nel DPR 428/98 si sottolinea l'esigenza di istituire un Servizio per il
coordinamento e la supervisione delle attività connesse alla gestione dei
documenti alla cui direzione va posto un Responsabile in possesso di idonei
requisiti professionali. Nel DPCM 31 ottobre 2000, invece, si evidenzia la
necessità di una regolamentazione puntuale delle operazioni di
registrazione, classificazione ed archiviazione dei documenti
L'adozione di un manuale di
gestione che descriva il sistema di gestione e conservazione dei documenti è
esplicitamente richiesta negli articoli 3, 4 e 5 del DPCM citato. Si tratta di
un documento piuttosto articolato e complesso, nel quale vanno descritti i
flussi di lavorazione dei documenti ricevuti e prodotti, il piano di sicurezza
dei documenti informatici, l'impianto tecnologico su cui poggia il sistema di
protocollo informatico e tutte le procedure adottate dall'amministrazione per la
gestione dei documenti.
Del manuale di gestione dei documenti e dei suoi contenuti tratteremo in
successivi articoli di approfondimento. Per ora ci preme ribadire il concetto
che la realizzazione di sistemi di protocollo informatico conformi alla
normativa vigente non è solo un esercizio per informatici, ma è
soprattutto un'occasione per ridisegnare i flussi documentali con l'intento di
conseguire il massimo livello di efficienza, efficacia e trasparenza dell'azione
amministrativa. Un'occasione che diventa necessità urgente nella
prospettiva, ormai concreta, della circolazione dei documenti informatici
sottoscritti con firma digitale.
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