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Protocollo informatico e gestione documentale
Ripensare l'organizzazione di una pubblica amministrazione, ricostruire i
suoi processi amministrativi secondo percorsi più semplici e veloci, liberare
al massimo la burocrazia dalle carte e, last but not least, investire nella
partecipazione.
Ossia rendere protagonisti del progetto gli operatori coinvolti. La necessità
di ottemperare agli obblighi previsti dal Dpr 445/2000 (introduzione del
protocollo informatico entro il 1° gennaio 2004) è l’occasione da non
perdere per reingegnerizzare i processi degli Enti pubblici.
L’Azienda Ospedaliera di Parma, più di 3.000 dipendenti, ha attualmente circa
1.300 postazioni di lavoro dotate di personal computer. Oggi sessanta utenti,
con autorizzazioni diversificate, possono utilizzare il software Proteus PA di
InfoCamere per la protocollazione in entrata e in uscita e la gestione
documentale. Quindici di loro sono dotati di scanner ed etichette per acquisire
documenti cartacei, tutti sono in grado di allegare e smistare materiali senza
limite di formato elettronico. In qualsiasi ufficio si trovino, gli operatori
possono facilmente recuperare e visionare i documenti semplicemente accedendo al
sito intranet aziendale. I fascicoli documentali cartacei sono diventati
cartelle virtuali, che correlano più documenti. Tutto questo garantendo i
necessari livelli di sicurezza dei dati e del sistema e lavorando su un
programma con elevate caratteristiche di usabilità.
Quello che caratterizza il progetto sono le modalità con cui si è giunti alla
realizzazione: un processo di studio dettagliato delle esigenze di tutti gli
uffici interessati, coinvolti in prima persona nel team di progettazione. Questo
ha permesso ad un ottimo prodotto come Proteus PA di InfoCamere, scelto tra
prodotti tutti eccellenti dopo una larga indagine di mercato, di modellarsi
sulle esigenze concrete degli uffici dell'Azienda Ospedaliera, sviluppando
ulteriormente la sua flessibilità rispetto all'organizzazione - caratteristica
principale per cui era stato scelto. Non la semplice personalizzazione ed
adozione di un software, dunque, ma un lavoro di riprogettazione effettuato
insieme alla ditta produttrice. Un’esperienza che può essere un precedente e
un ausilio prezioso per gli enti che vorranno seguire la stessa strada.
L’azienda si era posta l’obiettivo di raggiungere una maggior efficienza -
eliminando i registri cartacei e razionalizzando i flussi documentali - e
migliorare la trasparenza dell’azione amministrativa, e già in parte l’ha
realizzato. Ma il progetto è più ambizioso e prevede sia il graduale
allargamento all’intera struttura, superando la logica della gestione
documentale personale, che uno sviluppo in profondità, portando, per stadi
successivi, gli uffici già coinvolti all’adozione di ulteriori strumenti, a
partire dalla firma elettronica.
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