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1) L'esigenza di una nuova normativaIl sistema del protocollo nella Pubblica Amministrazione è essenziale per schedare, catalogare ed archiviare ogni documento o gruppi di documenti correlati, in modo da consentirne il recupero in ogni momento. Il meccanismo utilizzato fino ad oggi si basa sul Regio Decreto n. 35 del 25 gennaio 1900, che prescrive, per ogni amministrazione, l'apposizione di un timbro con la data ed il numero progressivo sui documenti protocollati, la trascrizione di questi su un apposito registro, ed i meccanismi per la fascicolazione (creazione di un fascicolo con documenti correlati), l'invio al destinatario e l'archiviazione. Questa normativa, abrogata dall'art. 23 del DPR 428/98, non è più idonea a fornire un servizio adeguato. Nel corso degli anni il peso dell'Amministrazione Pubblica è cresciuto notevolmente ed è aumentato di conseguenza il numero di documenti da protocollare e da gestire. Ogni pratica ha spesso la necessità di essere classificata con criteri diversi, e deve essere "processata" da varie unità organizzative dell'amministrazione o da Amministrazioni diverse, ciascuna con un suo sistema di protocollo. Il risultato è che nella Pubblica Amministrazione Italiana vi sono circa 40.000 uffici protocolli, per un costo di circa 30.000 miliardi l'anno, che fanno un lavoro spesso poco utile ai fini di un rapido processo delle pratiche. Inoltre, come abbiamo visto nelle sezioni precedenti, la realizzazione di una tele-amministrazione pubblica, fondata su principi di efficienza, funzionalità e rapidità, richiede un nuovo meccanismo di protocollo dei documenti, costruito intorno a sistemi informatici e telematici. 2) Le nuove leggi sul protocollo InformaticoLa riforma del Protocollo Informatico è resa possibile dall'articolo 15 della legge n. 59 del 1997 (cosiddetta Bassanini 1), che stabilisce che "gli atti, dati e documenti formati dalla pubblica amministrazione e dai privati con strumenti informatici o telematici, i contratti stipulati nelle medesime forme, nonchè la loro archiviazione e trasmissione con strumenti informatici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge". Su queste basi è stato istituito un nuovo sistema di protocollo, con il DPR 428 del 20 ottobre 1998 "regolamento recante norme per la gestione del protocollo informatico da parte delle amministrazioni pubbliche". pubblicato sulla GU del 14 dicembre. Il decreto rimanda ad un regolamento tecnico, da approvarsi entro 180 giorni, la definizione delle modalità tecniche di gestione del protocollo informatico. Tale regolamento è stato predisposto dall'AIPA, e dovrebbe essere emanato in via definitiva nelle prossime settimane. D'ora in poi ci riferiremo a questo testo con il termine Regole Tecniche, in breve RT. Inoltre il protocollo Informatico è reso possibile dalla normativa, già in vigore, che introduce il documento elettronico e la firma digitale (DPR 513/97e DPCM 8/2/99). A queste normative va aggiunta la Deliberazione AIPA n. 24/98, del 30 luglio 98, che contiene le regole tecniche per l'archiviazione dei documenti su supporti magnetici e ottici. E' utile riassumere le normative di riferimento per il protocollo informatico nella seguente tabella:
Le norme specifiche sul protocollo informatico sono quelle di cui ai punto 1 e 2. I decreti di cui ai punti 3 e 4 riguardano il documento elettronico e la firma digitale. La deliberazione del punto 5 contiene le regole tecniche per l'uso di supporti ottici per l'archiviazione degli atti nella Pubblica Amministrazione. In questo speciale ci occuperemo esclusivamente delle norme specifiche sul protocollo informatico (punti 1 e 2). Ci siamo occupati in precedenti articoli delle norme che introducono la firma digitale ed il documento informatico quale "informazione primaria ed originale" prodotta dalla Pubblica Amministrazione, che sono essenziali ai fini della gestione informatica del protocollo. 3) Il DPR 428 del 1998E' opportuno dare uno sguardo d'insieme al nuovo regolamento sul protocollo (Decreto del Presidente della Repubblica n. 428 del 20 Ottobre 1998) e alle "regole tecniche" (ancora in fase di approvazione), per facilitare la comprensione delle successive parti di questo speciale e la consultazione diretta dei provvedimenti. Il DPR 428/1998 è suddiviso in sei sezioni, riassunte nella tabella seguente:
4) Le regole tecnicheLe regole tecniche sul protocollo informatico sono state predisposte dall'AIPA e pubblicate per ricevere eventuali osservazioni, che potranno essere inviate fino al 15 settembre 1999. Entro il 15 settembre è possibile esprimere dei commenti o fornire delle proposte di modifica inviando un messaggio di posta eletronica all'indirizzo protocollo@aipa.it. Al termine della fase di raccolta di osservazioni, la bozza attuale potrà essere eventualmente modificata e poi approvata come DPCM (Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri). L'attuale versione del provvedimento è costituita da due articoli e dall'allegato tecnico, che contiene le regole. L'allegato tecnico è suddiviso in 6 titoli, riassunti nella tabella seguente :
In questo speciale approfondiremo tutti gli aspetti principali contenuti in queste normative. 5) Caratteristiche generali del nuovo sistema di protocollo informaticoLa nuova legge, contenuta nel Decreto del Presidente della Repubblica n. 428 del 20 Ottobre 1998 e nel successivo "regolamento tecnico" (ancora in fase di approvazione), ridisegna completamente il sistema del protocollo. Viene previsto un sistema di protocollo unitario e distribuito, di tipo informatico:
Gli attuali uffici protocolli saranno sostituiti da strutture più razionali chiamate Aree Organizzative Omogenee (AOO), gestite da una specifica struttura denominata «Servizio per la tenuta del protocollo informatico» (SPIFA), con a capo un dirigente (responsabile del servizio) dotato di professionalità tecnico-archiviste. La gestione del protocollo avviene con procedure informatiche e quindi, per poter protocollare, ogni AOO dovrà dotarsi di un sistema di protocollo informatico che abbia alcune "funzionalità minime" previste dalla legge. Viene istituito un Registro Nazionale delle Amministrazioni e delle relative Aree Organizzative Omogenee (RAP), che contiene numerose informazioni su ogni AOO, incluso l'indirizzo E-mail (obbligatorio). I dati del RAP sono resi accessibili per via telematica a tutti i soggetti pubblici e privati, attraverso il servizio di directory della RUPA (Rete Unitaria della Pubblica Amministrazione). Lo scambio dei documenti soggetti a registrazione di protocollo avviene via posta elettronica. I dati relativi alla "segnatura di protocollo" (oggetto, mittente, destinatari e altro) devono essere forniti in formato XML, conforme ad uno specifico DTD (Definizione di Tipo di Documento) predisposto dall'AIPA. Vedremo tutti questi punti in dettaglio nelle successive sezioni di questo speciale.
Segue: 5 - il servizio di protocollo informatico
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