I - Introduzione

Entro il primo gennaio 2004 tutti gli enti della Pubblica Amministrazione italiana dovranno attivare il nuovo servizio di protocollo informatico e di gestione dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi in formato elettronico. 

La Pubblica Amministrazione passa con decisione dal documento cartaceo a quello informatico ed il  sistema del protocollo diventa di fatto unitario in tutta la Pubblica Amministrazione Italiana, e viene gestito con un sistema informatico, che prevede lo scambio di dati per via telematica attraverso Internet. 

Dal numero di protocollo si potrà risalire immediatamente, utilizzando un semplice motore di ricerca, a tutti i dati a questo associati, oppure conoscendo parte dei dati, sarà possibile ottenere il numero di protocollo.

Ma l'aspetto forse più importante è che il protocollo Informatico può davvero caratterizzarsi come la struttura di base per l'informatizzazione generalizzata ed omogenea dei procedimenti amministrativi, in tutti i comparti della Pubblica Amministrazione, arrivando alla piena applicazione del DPR 445/200 (Testo Unico per la documentazione amministrativa).

A partire dalle norme contenute nel testo unico, e da quelle collegate, ogni Pubblica Amministrazione potrà avviare sperimentazioni ed iniziative ben finalizzate, iniziando a costruire, mattone su mattone, l'edificio della nuova tele-amministrazione pubblica.

Crediamo che sia opportuno parlare di tele-amministrazione, proprio per sottolineare come l'introduzione delle tecnologie informatiche e telematiche incida su tutti gli aspetti del lavoro dell'Ente Pubblico, che è principalmente riferibile alla gestione ordinata di informazioni e dei documenti che le contengono.

Il viaggio della riforma dovrà quindi traghettare una Pubblica  Amministrazione, che oggi opera su informazioni contenute in documenti cartacei, verso una tele-amministrazione, che opera principalmente su documenti informatici, accessibili per via telematica.

L'errore più grosso sarebbe quello di pensare di "informatizzare la carta", cioè di mantenere invariate le attuali procedure, applicandole ai documenti informatici.

Nei prossimi anni, il documento informatico si differenzierà radicalmente da quello cartaceo, soprattutto con l'applicazione di standard di marcatura dei dati universalmente accettati (XML). 

Ciò significa che i documenti amministrativi informatici saranno sempre più "strutturati", e predisposti per il trattamento automatizzato da parte di qualunque sistema informatico, e potranno comprendere dati provenienti da diverse fonti, siglate e certificate da ciascuna di queste. 

Il risultato finale consentirà a molte "pratiche", che prevedono esclusivamente la verifica su dati presenti entro la pubblica amministrazione, di essere gestite in maniera totalmente automatizzata, con la possibilità per l'utente di ottenere risposte in tempo reale. 

Altri procedimenti, che prevedono processi decisionali o elaborazioni personalizzate, saranno comunque accelerate, grazie alla sempre più ampia e rapida disponibilità delle informazioni e all'estensione delle possibilità di immediata elaborazione.

E' difficile prevedere i reali tempi di attuazione di queste riforme, e la data del primo gennaio 2004 rappresenta solo l'inizio, ma un fatto sembra certo: la Pubblica Amministrazione Italiana si sta muovendo per cercare di essere all'altezza dei propri compiti nella società dell'informazione che caratterizzerà il nuovo millennio. 

I tempi e la qualità dei risultati dipenderanno da tutti noi, operatori della e per la Pubblica Amministrazione, ma anche semplici cittadini-utenti, il cui giudizio dovrà essere, in ultima analisi, il metro con cui misurare l'efficacia del lavoro svolto.

Segue: 2 - Pubblica Amministrazione si cambia

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