ASMTEL INFORMA:
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Newsletter di Informazione:
Seconda Serie -
Anno I - n. 3 - Dicembre 2003/Gennaio 2004
A cura del Centro di
Competenza ASMTEL sul Protocollo Informatico
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NOTIZIE
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Lucio
Stanca: Protocollo informatico, nessun rinvio alla scadenza del 1/1/04.
Il Ministero fornirà un servizio informatico ASP
agli enti che non si saranno attivati. Zoffoli, Presidente CNIPA (ex
AIPA): servirebbero sanzioni per chi non rispetta le norme.
"Non è prevista
alcuna deroga alla scadenza del gennaio 2004. Questo significa che le
pubbliche amministrazioni, centrali e locali, dovranno essere pronte per
quella data". Per supportare le amministrazioni il
Ministero ha approntato uno specifico centro di competenza, un sito
internet, un test
per verificare la conformità dei sistemi di protocollo
informatico alle regole tecniche sull'interoperabilità ed un servizio
erogabile attraverso Internet per la gestione del protocollo
informatico e del documento elettronico. I vantaggi più immediati
dall'uso del documento elettronico deriveranno dai risparmi ottenuti con
l'eliminazione del cartaceo per i documenti utilizzati e scambiati
all'interno della Pubblica Amministrazione, ma ci si attende anche un
utilizzo crescente da parte degli utenti, in accordo con i dati positivi
sulla diffusione della firma digitale.
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il testo completo dell'articolo.
In
dirittura di arrivo il nuovo Regolamento Tecnico per la Firma Digitale.
Alcune novità sono di interesse per il protocollo
informatico.
Il nuovo regolamento tecnico
sulla Firma Digitale, in attesa di essere pubblicato sulla Gazzetta
ufficiale e quindi di sostituire il DPCM
8/2/99, presenta varie novità, tra le quali alcune sono di
interesse per il Protocollo Informatico. In particolare, con le nuove
regole tecniche, i riferimenti temporali utilizzati dalle Pubbliche
Amministrazioni (nella segnatura di protocollo, nella conservazione del
documento elettronico e nella Posta Elettronica certificata) sono
riconosciuti a tutti gli effetti di legge come documenti opponibili a
terzi (di fatto sono considerati equivalenti alla marca temporale, art.
39, comma 4). E' disponibile Il testo
integrale della bozza di decreto.
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il testo completo dell'articolo.
Lucio
Stanca: Sarà obbligatorio l'uso della Posta Elettronica nella Pubblica
Amministrazione!
Il Ministro Stanca ha
annunciato l'intenzione di rendere obbligatorio l'utilizzo della posta
elettronica (e quindi il documento elettronico) nella Pubblica
Amministrazione. L'iniziativa è motivata dall'enorme vantaggio in
termini di efficacia ed efficienza ottenibile con la posta elettronica
rispetto a quella tradizionale. Per farsi un'idea di questi vantaggi
basta pensare al fatto che "ogni lettera inviata dalla Pa con i
sistemi tradizionali costa circa 20 euro, fra operazioni di scrittura,
di protocollo in entrata e in uscita, di archiviazione, nonché di carta
e spedizione pura". Questo costo si abbatte quasi a zero con
l'utilizzo della posta elettronica. Per questi motivi il Ministro Stanca
emanerà un'apposita direttiva che renderà obbligatorio l'uso della
posta elettronica anche per tutte le comunicazioni interne (per quelle
esterne sarà di fatto obbligatorio dal primo gennaio 2004, con
l'applicazione del DPR
445/2000 e regolamenti attuativi, che impone a tutti gli enti
pubblici l'obbligo di attivare e pubblicare una casella di posta
elettronica istituzionale per le comunicazioni con l'esterno).
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il testo completo dell'articolo.
Pubblicate
sulla Gazzetta Ufficiale le Linee guida per le Pubbliche Amministrazioni sul
Protocollo Informatico.
E' stato pubblicato sulla Gazzetta
Ufficiale (n. 249 del 25 ottobre 2003) il decreto
14/10/2003 del Ministero per le Innovazioni e le Tecnologie contenente
le linee guida per l'attivazione dei sistemi di Protocollo Informatico. Il
decreto ha un duplice obiettivo. Il primo è quello di fornire alle Pubbliche
Amministrazioni un quadro unitario ed aggiornato della normativa di riforma che
prevede il passaggio dalla attuale gestione cartacea di procedimenti e documenti
alla gestione elettronica, che dovrebbe essere avviata a partire dal 1° gennaio
del 2004. Il secondo obiettivo è quello di sensibilizzare, guidare e supportare
le Pubbliche Amministrazioni impegnate nelle attività di revisione
organizzativa e di utilizzo di numerose tecnologie informatiche e telematiche
(gestione archivi, firma digitale, posta certificata, ecc). Il decreto
contiene le linee guida per l'attuazione dei sistemi di protocollo informatico e
di gestione elettronica dei documenti, che sono suddivise in sei capitoli, i cui
contenuti sono riassunti nell'articolo.
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testo completo dell'articolo.
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EDITORIALI
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Primo gennaio 2004: una data da prendere sul serio
La normativa prescrive in
maniera chiara l'obbligo di attivazione, entro il primo gennaio 2004, di
almeno un servizio minimo, per mettere in grado ogni ente della Pubblica
Amministrazione di gestire il documento elettronico firmato digitalmente
(che ha validità legale). Tali documenti elettronici, ovunque formati,
dovranno poter essere trasmessi ad ogni Pubblica Amministrazione, che
allo scopo dovrà utilizzare caselle di posta elettronica certificata, e
sistemi informatici idonei a verificare, protocollare, firmare ed
archiviare i documenti elettronici ricevuti. Queste funzioni devono
essere garantite dall'attivazione di un nuovo servizio, chiamato dalla
normativa per brevità di "Protocollo Informatico", e per
esteso "servizio per la tenuta del protocollo informatico, della
gestione dei flussi documentali e degli archivi" (art.
61,comma 1 DPR 445/2000), organizzato per grandi Aree
Organizzative Omogenee. Ogni ente deve inoltre pubblicare su un pubblico
registro (l'Indice
delle Pubbliche Amministrazioni) l'indirizzo della Casella di
Posta Elettronica Istituzionale, dove gli altri enti e gli utenti,
cittadini ed imprese, possono inviare validamente documenti elettronici
firmati digitalmente. Tutto qui. Credo che sarebbe saggio concentrarsi
su questo obiettivo minimale ma essenziale, che, come ho cercato di
sostenere in precedenti
articoli, non solo è condizione indispensabile per
l'attivazione di qualunque servizio di eGovernment, ma realizza da solo
il fondamento dell'eGovernment, che consiste nell'abilitare l'ente alla
ricezione/invio, firma, verifica, gestione ed archiviazione di documenti
elettronici firmati digitalmente. Le tecnologie ed i servizi informatici
necessari sono disponibili, e possono ormai essere facilmente reperiti
sul mercato e sono perfino forniti dal Ministero per l'Innovazione e le
Tecnologie, che già distribuisce servizi di Posta
Certificata e firma digitale e servizi informatici per
la gestione documentale e del protocollo. Serve la volontà
politica insieme alla consapevolezza che non sono possibili rinvii di
lunga durata. Il ritmo dei cambiamenti e l'impatto delle tecnologie
sugli uomini e sulle organizzazioni sociali sono tali da non lasciare
troppe speranze a chi vorrebbe restare fermo. Forse un conto alla
rovescia è iniziato davvero anche per la vecchia ed immobile
Pubblica Amministrazione Italiana.
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il testo integrale dell'articolo.
Protocollo
Informatico e Sistema di Gestione per la Qualità ("Vision
2000")
La
qualità deve essere l'obiettivo guida nella revisione dei processi che
incidono sui servizi e si misura con il grado di soddisfazione degli
utenti, siano questi cittadini, imprese o altri enti della Pubblica
Amministrazione. La gestione dei
documenti (ricezione, invio, firma, protocollo, classificazione,
smistamento, ecc.) è costituita da attività che fanno parte di tutti i
processi strategici della Pubblica Amministrazione e l'efficacia dei
meccanismi di gestione documentale è certamente determinante per
realizzare processi di erogazione di servizi di qualità elevata.
Se vogliamo costruire, in un dato ente, un servizio di Protocollo
Informatico e gestione documentale efficace ed efficiente, dobbiamo
farlo nel contesto dei processi specifici di quell'ente o di quelli dei
quali l'ente è parte integrante, che sono finalizzati a creare valore
per gli utenti, o in generale per i clienti dei processi. Da qui
l'importanza di conformarsi alle norme della famiglia UNI EN ISO
9000:2000 (Vision 2000), che introducono un approccio per processi
nell'organizzazione di enti ed aziende e contribuiscono a finalizzare i
processi legati al protocollo informatico ed alla gestione documentale
all'obiettivo della qualità dei servizi resi agli utenti.
La
Pubblica Amministrazione non è nuova all'approccio per processi, come
dimostra la diffusione dello Sportello
Unico per le Attività Produttive (SUAP), che rappresenta un
tentativo di riorganizzazione di parte della Pubblica Amministrazione
intorno ad alcuni processi strategici di erogazione di servizi alle
imprese. Inoltre l'effettiva attuazione del piano nazionale
di eGovernment presuppone che tutta la Pubblica Amministrazione sia
considerata come un insieme di processi trasversali, che cooperano per
raggiungere i risultati utili desiderati (i servizi agli utenti). Protocollo
informatico e nuovo sistema di gestione della qualità Vision 2000
possono quindi essere una accoppiata vincente.
Per chi non
avesse ancora approfondito il tema della "Vision 2000" è bene
sottolineare come la nuova versione delle norme UNI-EN-ISO 9000
non rappresenta un semplice aggiornamento tecnico. Si tratta invece di
un sostanziale cambiamento rispetto alla precedente norma del 1994, che
si limitava a chiedere agli enti di documentare i propri processi,
spesso in maniera eccessivamente burocratica e formale, per assicurare
al cliente la "qualità dichiarata", basata sulla garanzia che
l'azienda fa effettivamente ciò che dice di fare. Le nuove norme hanno
un approccio del tutto diverso, ed introducono nuovi principi e nuove
metodologie per perseguire la qualità, intesa come azione costante per
migliorare continuamente un'orgtanizzazione e per raggiungere livelli
crescenti di soddisfazione degli utenti. Richiedono quindi meno
burocrazia e più modifiche sostanziali all'organizzazione ed al modo di
lavorare.
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IL PENSIERO DEL MESE
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"Nelle fasi di
cambiamento chi non cambia deve essere cambiato".
Angelo Barozzi
Sono
disponibili da scaricare numerose presentazioni di ASMTEL sul
protocollo informatico in formato Power Point
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AUGURI
DI BUONE FESTE
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ASMTEL INFORMA
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ed in particolare al Protocollo Informatico ed all'eGovernment.
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Il sito è stato recentemente arricchito con una sezione interamente dedicata
alla qualità
secondo le norme della famiglia UNI EN ISO 9000:2000 (Vision
2000)
www.protocollo.it/vision2000/
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è possibile leggere l'intervento dell'Amministratore Delegato
di ASMTEL dott. Maurizio Corrado
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