Per Posta elettronica certificata si intende "un servizio basato sulla posta elettronica, come definito dallo standard SMTP e sue estensioni, che consenta la trasmissione di documenti prodotti mediante strumenti informatici nel rispetto dell’articolo 14 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445.

L'articolo prevede che “il documento informatico trasmesso per via telematica si intende inviato e pervenuto al destinatario, se trasmesso all'indirizzo elettronico da questi dichiarato” e che “la trasmissione del documento informatico per via telematica, con modalità che assicurino l'avvenuta consegna, equivale alla notificazione per mezzo della posta nei casi consentiti dalla legge”;

Quindi il servizio di posta certificata deve garantire che una email inviata ad un indirizzo di posta certificata arrivi effettivamente nella casella del titolare della casella (avvenuta consegna). Ciò si può ottenere attraverso la certificazione  dell'appartenenza della casella di posta al titolare, che rende superflua la firma di una ricevuta di ritorno da parte del titolare. In mancanza di tale certificazione occorre che l’email arrivata nella casella di posta certificata sia dal titolare esplicitamente accettata e visionata con l'uso della firma digitale (ricevuta di ritorno).

In tal modo vi è la certezza che il documento elettronico venga inviato effettivamente alla casella del destinatario, vi arrivi e possa essere da questi visionato.

Il servizio, che equivale al servizio di invio di raccomandata con ricevuta di ritorno, consiste delle seguenti funzioni.

1)      Registrazione e certificazione dell’utente: come per la firma digitale, il titolare della casella di posta elettronica certificata viene identificato e registrato, e firma un contratto di fornitura. La paternità della casella di posta non può quindi essere ripudiata, e vi è l’impegno ad una regolare verifica della presenza di messaggi. 

2)      Certificazione della consegna in casella di posta; il sistema certifica che una email inviata all’indirizzo di posta certificata sia inserita nella casella del titolare, e quindi a lui accessibile. 

Grazie a questi due servizi l’utente non può negare di aver ricevuto l’email presso la propria casella. Il mittente riceve una ricevuta di avvenuta consegna firmata dal sistema di posta certificata.

Ai messaggi viene inoltre apposta una marca temporale che certifica il giorno e l’ora di invio.

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